PMO: Qué es, qué no es, para que sirve y qué beneficios podemos obtener de la Oficina de Gestión de Proyectos.

Para quienes conocen de cerca los estándares de Dirección de Proyectos, puede parecer un tanto básico aclarar este tipo de conceptos, pero el entendimiento real sobre lo que es una PMO y sus beneficios es bastante diferente en el común de las organizaciones. Regularmente los especialistas en PM que realizan un apoyo (asesoría, capacitación, etc.), se encuentran con un cliente que posee un profundo desconocimiento respecto a la definición y el objetivo de una PMO.

Qué es una PMO

Tanto para el PMI como para PRINCE2, una Oficina de Gestión de Proyectos (OGP, Project Management Office, PMO) es un grupo o departamento dentro de la empresa que define y mantiene estándares para la gestión de proyectos en la organización. Con esta definición fácilmente deducimos entonces que en una PMO deben existir fuertes conocimientos y habilidades sobre el negocio y cultura de la empresa, y los estándares aplicables. La Oficina de Gestión de Proyectos busca estandarizar y optimizar procesos en la ejecución de proyectos. Además, de ser el gestor de la documentación, las guías y las métricas asociadas a estos procesos. En algunas organizaciones la PMO es conocida como la Oficina de Gestión de Programas (PgMO). La diferencia es que la gestión de programas se refiere a la gobernancia de la gestión de una buena cantidad proyectos relacionados entre sí. Una oficina puede realizar un número amplio de funciones:

• Integrar la gestión de proyectos dentro de la empresa.
• Proporcionar herramientas de gestión de proyectos, asesoría y capacitación.
• Vigilar el ciclo del proyecto, desde su aprobación hasta el cierre del mismo.

Para qué se implementa

Una PMO se implementa para apoyar en proyectos grandes, complejos o un programa de proyectos.
Apoyar la gestión de la cartera de proyectos de un departamento o unidad de negocio.
Brindar un enfoque amplio y empresarial para la selección y gestión de proyectos.

Modelos de PMO

Existen dos modelos básicos de PMO:

• uno que actúa en calidad de consultor, proporcionando a los administradores de proyectos en las unidades de negocios de formación, orientación y mejores prácticas, y
• una versión centralizada, con jefes de proyecto en el personal que prestan servicio a las unidades de negocio trabajando en proyectos.

Qué no es la PMO

La Oficina de Gestión de Proyectos no es un rol que puede encargarse a un solo individuo, o a un equipo a la ligera. Es usual que en una empresa un profesional desempeñe el “cargo” de PMO. Es decir, una sola y única persona realizando actividades menores de reportería o “papeleo”. Cualquiera de las siguientes opciones definitivamente no es una PMO:

• Una persona con el “cargo” de PMO
• Un grupo de Jefes de Proyecto gestionando un proyecto
• Un programa o conjunto de proyectos
• La metodología de Gestión de Proyectos de una Organización.
• Un grupo de burócratas que generan informes

En resumen, es demasiado frecuente instaurar una “PMO” pero sólo como nombre, que no es mucho más que una o más personas tramitando papeles, y que no tiene ninguna injerencia en la mejora de los procesos y la optimización de la gestión de los proyectos de la organización.

Razones para implementar una PMO

Las dos principales razones para el establecimiento de una PMO: mejorar las tasas de éxito del proyecto, e implementación de prácticas estándar. Además, implementar una oficina:

• crea una supervisión y control eficaz de los proyectos,
• minimiza los proyectos fallidos y promueve un mayor éxito de los mismos,
• mantiene a la administración mejor informadas,
• mejora la integración de los proyectos con el negocio,
• desarrolla las competencias de gestión de proyectos en el personal, y
• ayuda a definir y alcanzar los objetivos del negocio.

Beneficios de implementar una PMO

Puede ayudar al negocio, proporcionando la estructura necesaria, ya sea para normalizar las prácticas de gestión de proyectos y facilitar la gestión de carteras de proyectos, como para determinar metodologías para los procesos repetibles. El año 2012, PM Solutions, empresa de servicios expertos fundada en 1996 por J. Crawford Kent, PMP, y primer presidente del PMI, publicó el estudio “The State of the PMO 2012“, basado en la encuesta a 554 empresas de Estados Unidos y la Unión Europea principalmente, donde se destaca la siguiente lista de principales mejoras de desempeño con las que contribuye directamente una PMO.

• Disminución en proyectos fracasados: 30%
• Proyectos entregados por debajo del presupuesto: 25%
• Mejoras de productividad: 22%
• Incremento de la satisfacción del cliente: 31%
• Proyectos entregados antes de lo previsto: 19%
• Incremento de los proyectos alineados con los objetivos: 39%
• Porcentaje de ahorro de costo por proyecto: 15%
• Ahorro de costo por proyecto: US$411.000

Conclusión

Implementar una PMO en una organización que gestiona proyectos genera un alto beneficio, pero es un ejercicio que debe ser llevado a cabo por gente con experiencia. Aumenta la probabilidad de éxito de los proyectos y la rentabilidad de éstos. Además, genera nuevas oportunidades de negocio, al incrementar la satisfacción de sus clientes, y creando de paso una imagen de organización más eficiente en su trabajo.

Con este artículo esperamos haber aportado un poco más al entendimiento de este tema que muchos están mencionando, pero pocos comprendiendo realmente. Por lo pronto, si te encuentras con un “experto” que dice ser “el PMO” de su empresa, ya sabes más que él.

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Atica Ingeniería: PMO – Servicio Adaptativo

Referencias

• PMI: Project Management Office
• PMI: Value of PMO White Paper
• PM Solutions: State of the PMO 2012 Research Report
• Wikipedia: Project Management Office
• Fotografía: Flickr | Savigar