Cuando somos parte de un equipo financiero
Cuando somos parte de un equipo financiero, muchas veces nos toca participar en variadas implementaciones de sistemas, esto se da porque las empresas están en constante búsqueda de eficiencia de los recursos y la optimización de procesos, siendo temas claves para evolucionar y escalar como empresa.
¿Qué es SAP?
SAP es un software basado en ERP, su sigla en inglés es “planificación de recursos empresariales”. El ERP ayuda a gestionar de manera eficiente todos los procesos en un sistema integrado. Este software conecta diferentes áreas de una organización como finanzas, contabilidad, adquisiciones, ventas, entre otros.
Beneficios y expectativas
Cuando llega el momento de implementar un sistema como SAP en el área de finanzas se destacan muchos beneficios que luego se transforman en las expectativas de todo un equipo de trabajo. Los beneficios más conocidos son: mayor productividad con la automatización de tareas, informes en tiempo real, generar cierres contables de manera eficiente, mitigar riesgos financieros, entre otros.
¿Qué podría andar mal?
La expectativa más común entre usuarios de este sistema es la automatización de tareas que se relaciona con una herramienta intuitiva y rápida de usar. ¿Qué podría salir mal en este aspecto? Aquí te cuento mi historia:
Llegó el día de la implementación, yo era key user, ya había participado de capacitaciones del sistema y sería yo quien guiara a mis colegas en sus primeras transacciones, pero ¿sabía bien cómo se hacía el proceso completo? No, no sabía cómo hacer el proceso completo a pesar de las capacitaciones por módulo que tuve. Y aquí me detengo en uno de los problemas, realizar las capacitaciones por cada módulo de SAP no nos hace expertos en la herramienta y mucho menos mentores para traspasar esa información a nuestros colegas.
El primer día del go-live fue caótico, imagina hacer una transacción y que te tome horas en poder procesarla. Y este es el mayor problema como usuarios siendo parte de una Gerencia de Finanzas; cuando recién usamos una herramienta como SAP nos va a tomar mucho tiempo en entender cómo funciona, cuáles son las transacciones adecuadas para lo que necesitas registrar, y cuáles son los campos que necesitas para poder procesar la transacción.
Si desde un inicio me hubieran acompañado de forma más activa en el proceso del cambio creo que otra historia hubiera sucedido, y ese primer día de SAP no sería tan malo en mi memoria.
Este y otros impactos pueden tener la implementación de SAP en una Gerencia de Finanzas. Si necesitas apoyo ya sea a nivel personal o empresa, te invito a consultar por nuestros servicios de Gestión del Cambio.